Le vestiaire est le premier point de friction
Cent cinquante invités en novembre, ce sont cent cinquante manteaux. Sur un toit, le problème n'est pas d'avoir de la place : c'est que la place disponible est justement celle où vous voulez faire la soirée. Un vestiaire improvisé sur des portants au fond de la terrasse mange la surface utile et se retrouve sous la pluie au premier grain.
Peu de terrasses en ont un. Quand le lieu n'en propose pas, la question n'est pas « où met-on les manteaux » mais « quelle pièce fermée peut-on utiliser », et cette pièce se négocie en même temps que la privatisation, pas le jour même.
Un vestiaire non gardé sur un événement d'entreprise pose en outre une question de responsabilité que personne ne veut trancher à deux heures du matin. Deux solutions tiennent : un vestiaire tenu par une personne, ou des casiers individuels. La troisième, le tas sur une table, n'en est pas une.
La sécurité n'est pas une option au delà d'une certaine jauge
Beaucoup de lieux l'imposent, et ceux qui ne l'imposent pas la recommandent. Sur un espace en hauteur, le rôle des agents n'est pas de filtrer l'entrée comme en discothèque : c'est de tenir les zones interdites, de gérer le flux dans l'escalier et l'ascenseur, et d'être en position si la soirée doit s'arrêter.
Le nombre se discute avec le lieu, qui connaît sa configuration. Ce qui se vérifie avant, c'est qui les commande et qui les paie : selon les établissements, ils sont inclus, refacturés, ou à votre charge auprès d'un prestataire imposé. Les trois cas existent et donnent trois budgets différents.
Prévenez aussi qu'un agent posté n'est pas un agent qui circule. Sur une terrasse avec un point bas ou un garde-corps ancien, le lieu vous dira lui-même où il veut quelqu'un en permanence.
L'accès et l'évacuation décident de la jauge réelle
C'est la contrainte propre aux toits, et celle qui surprend le plus. Une terrasse peut avoir la surface pour deux cents personnes et n'être autorisée qu'à cent vingt, parce que l'escalier de secours ou l'ascenseur ne suit pas. La jauge qu'on vous annonce tient compte de cela, et c'est pour cette raison qu'elle n'est pas proportionnelle aux mètres carrés.
Le flux d'arrivée compte autant que l'évacuation. Cent cinquante personnes qui montent par un ascenseur de huit prennent une demi-heure à s'installer, et votre discours d'ouverture se tient devant une salle à moitié pleine. Demandez la capacité de l'ascenseur et s'il existe un second point de montée.
- Combien d'invités simultanés le lieu est-il autorisé à recevoir, et sur quel document repose ce chiffre.
- Combien de personnes l'ascenseur transporte, et en combien de temps cent cinquante invités sont montés.
- Qui commande les agents de sécurité, combien, et si leur coût est inclus, refacturé ou à votre charge.
- Où se tient le vestiaire, s'il est fermé, et qui en répond pendant la soirée.
- Ce qui se passe quand la terrasse ferme plus tôt que la soirée : l'espace intérieur prend-il tout le monde.
Ce que dit notre catalogue
Sur les 39 toits référencés, 19 annoncent une jauge de cent cinquante personnes ou plus. Mais 5 seulement déclarent un vestiaire, et 3 d'entre eux tiennent la centaine d'invités. C'est l'équipement le plus rare du catalogue, très loin derrière la sonorisation ou le chauffage.
En revanche 27 toits sur 39 doublent leur terrasse d'un espace intérieur. C'est souvent cette pièce qui sert de vestiaire sur une grosse soirée, et c'est elle qu'il faut faire préciser au devis plutôt que de chercher un lieu qui coche la case.
Questions fréquentes
À partir de combien d'invités faut-il des agents de sécurité ?
Il n'y a pas de seuil universel : cela dépend de la configuration du toit et de ce que son exploitation lui impose. En pratique la question se pose dès la centaine d'invités, et le lieu a déjà sa réponse.
Peut-on se passer de vestiaire en hiver ?
Techniquement oui, mais vous perdez alors une part de la terrasse et vous prenez le risque qu'il pleuve sur les manteaux. Sur un toit, mieux vaut négocier une pièce fermée que d'improviser dehors.
La jauge annoncée est-elle la jauge autorisée ?
C'est celle que le lieu communique, et elle intègre normalement ses contraintes d'accès et d'évacuation. Sur un événement à forte affluence, demandez-la par écrit dans le devis.
Combien de temps faut-il pour faire monter cent cinquante personnes ?
Comptez vingt à trente minutes avec un seul ascenseur, moins s'il existe un escalier praticable en parallèle. Décalez votre prise de parole en conséquence.